متمرکز ماندن در یک دفتر باز پر سر و صدا

یک دفتر باز گاهی اوقات می تواند یک کابوس باشد - به خصوص زمانی که روی چیزی کار می کنید که نیاز به توجه کامل شما دارد و همکارانتان پرحرف هستند. برای شروع، سعی کنید با تیم خود صحبت کنید تا انتظارات را در مورد اینکه چگونه می توانید در دفتر باز به طور بهینه کار کنید، هماهنگ کنید. برخی از قوانین اساسی را توسعه دهید. به عنوان مثال، وقتی یکی از همکاران تلفنی است، بقیه فقط زمزمه می کنند. دوم، روی برخی از هدفون های حذف نویز سرمایه گذاری کنید. این صداهای ناخواسته را از بین می برد و همچنین به عنوان یک نشانه بصری برای همکاران شما عمل می کند که شما نباید مزاحم شوید. در مرحله بعد، یک فضای خصوصی و آرام را جستجو کنید - مثلاً یک اتاق کنفرانس که از آن استفاده نشده است - که به شما امکان می دهد بدون حواس پرتی بنویسید و فکر کنید. در نهایت، اگر سر و صدا همچنان مشکل دارد، از مدیر خود در مورد میزهای حرکتی سوال کنید. از همکاران پرحرف خود شکایت نکنید. در عوض، بگویید که در یک فضای جدید بهره وری بیشتری خواهید داشت.

بیایید با آن روبرو شویم: دفتر باز می تواند یک کابوس باشد، به خصوص زمانی که روی چیزی کار می کنید که نیاز به توجه کامل شما دارد. بدتر از همه، همکاران شما ممکن است حواس تان را پرت کنند ممکن است مکالمه ای با صدای بلند داشته باشند یا تلفن های همراهشان دائماً جیک می زند. چگونه می توانید با دفتر باز خود صلح کنید؟چگونه باید با همکاران پر سر و صدایی که تمرکز شما را مختل می کنند رفتار کنید؟بهترین راه برای کنار آمدن با سر و صدا و حواس پرتی های موجود در محل کارتان بدون اینکه افراد غیراجتماعی یا گستاخانه ای باشید، چیست؟

آنچه کارشناسان می گویند بحث های جاری در مورد مزایا و معایب دفاتر باز وجود دارد. برخی تحقیقات نشان می دهد که آنها خلاقیت و رفاقت را ایجاد می کنند، در حالی کهمطالعات جدیدترپیشنهاد کنید که دفاتر باز کارکنان را تشویق کنند که از یکدیگر دوری کنند. چه زمانیخوب طراحی شدهدیوید بورکوس، دانشیار دانشگاه اورال رابرتز و نویسنده کتاب پیش رو می گوید، این فضاها می توانند با «ارائه فرصت هایی برای تعاملات بی نظیر با مردم در سراسر شرکت»، همکاری را تقویت کنند.دوست یک دوست. مشکل اینجاست که تمام آن تعاملات زمانی که در تلاش برای انجام کار هستید «می تواند بسیار حواس پرت کننده باشد». کارن دیلون، نویسنده کتاب، می گوید: از آنجایی که شرکت ها به طور فزاینده ای از یک طرح باز استفاده می کنند، مهم است که یاد بگیریم چگونه با نویزهای ناخواسته مقابله کنیم.راهنمای HBR برای سیاست اداری. شما به "استراتژی های بقا" خود و همچنین برخی قوانین اساسی نیاز دارید که شما و تیمتان می توانید با آنها موافقت کنید. در اینجا چند ایده وجود دارد.

مثبت را در آغوش بگیرید که همه ما در محل کار تنهایی داریم. از این گذشته ، سطح خاصی از امنیت روانشناختی وجود دارد که با داشتن "دفتر با درب" همراه است. این تعدیل حریم خصوصی تضمین می کند که "همکاران شما نمی توانند از تماس های تلفنی شما غافل شوند" یا دقیقاً بدانند "وب سایت هایی که شما در حال مرور هستید" در هر زمان معین. و با این حال ، او می گوید ، "برای آشنایی با همکاران خود در سطح صمیمی تر ، فواید زیادی وجود دارد. خنده وجود دارد ، طنز وجود دارد ، و شما ریتم کار و زندگی یکدیگر را احساس می کنید. "دیلون توصیه می کند با تمرکز روی مثبت ، "پیوند" و پایین آمدن منفی ها ، "TMI گاه به گاه" ، مفهوم دفتر آزاد را در آغوش بگیرید. حداقل در برابر انگیزه خود مقاومت کنید تا اولین کسی باشد که در مورد سر و صدا ناله می کند. شما نمی خواهید مردم شما را به عنوان پرخاشگر یا دشوار ببینند.

Burkus اظهار داشت ، انتظارات تیم را به جای چنگ زدن ، با تیم خود مکالمه کنید که چگونه می توانید همه بهینه در یک دفتر آزاد کار کنید. Burkus می گوید ، ابتدا باید با مدیر خود صحبت کنید زیرا این بهترین بحث "توسط رهبری تحریک شده است". او توصیه می کند به رئیس شما بگویید ، "من می خواهم مکالمه را ادامه دهم ، اما فکر نمی کنم من شخص مناسبی باشم که آن را مطرح کنم. آیا می توانی کمک کنی؟"به عنوان یک تیم ، هدف جمعی شما این است که با "هنجارهای توافق شده ای که همه شما در آن فعالیت خواهید کرد" به دست بیاورید. به عنوان مثال ، هنگامی که یک همکار در تلفن است ، بقیه فقط در زمزمه ها صحبت می کنند. دیلون می افزاید: "از پشتیبانی صریح و ضمنی بخواهید."او پیشنهاد می کند "انتخاب یک متحد که می تواند مجموعه دوم چشم برای شما باشد" ، به گونه ای که اگر همکاران وقتی در یک تماس مهم هستید ، پر سر و صدا می شوند ، به عنوان مثال ، این همکار می تواند از آنها بخواهد که از آنها استفاده کنند."و شما همین کار را برای آن شخص انجام خواهید داد."

سرمایه گذاری در هدفون دیلون توصیه می کند مجموعه ای از هدفون های سر و صدا را برای مواقعی که "روی چیزی کار می کنید که نیاز به تمرکز شدید دارد" خریداری کنید. شما می توانید به سر و صدای سفید یا موسیقی کلاسیک یا هر آنچه که در آن کمک می کند گوش دهید و در بهترین حالت احساس و اجرا کنید. هدفون همچنین "به عنوان یک نشانه بصری برای همکاران خود" خدمت می کند که شما نباید آشفته شوید مگر اینکه کاملاً لازم باشد. دیلون هشدار می دهد: "در چند بار از آنها از اختیار استفاده کنید.""نشان دهید که شما هنوز هم بخشی از تیم هستید."Burkus می گوید که او از تیم هایی که دارای یک "کد گوشواره" هستند که همکاران برای نشان دادن سطح تمرکز خود از آنها استفاده می کنند ، می داند."دو گوشواره به معنای‘ من را تنها بگذار. من تمرکز می کنم.

دیلون می گوید ، همه در اطراف مطب حرکت می کنند که همه به مکانی در محل کار نیاز دارند که "فکر ، نوشتن و طوفان مغزی عاری از حواس پرتی" باشد. و حتی بازترین دفاتر باز تمایل به داشتن فضاهای گسسته ای دارد که به کارمندان امکان می دهد خود را از این امر خارج کنند. Burkus می گوید ، شما باید از اتاق های کنفرانس خالی ، مکعب های نیمه خصوصی و مسکن های آرام استفاده کنید. وی می افزاید: "مقابله با آن بلوک ذهنی که در مورد ماندن در میز به شما اختصاص داده شده است."به این ترتیب ، "هنگامی که همکار چاشنی شما شروع به صحبت در مورد بازی شب گذشته تاج و تخت می کند ، می توانید لپ تاپ خود را بگیرید و به قسمت دیگری از دفتر بروید."نکته ای برای کسانی که در شرکت های بزرگ کار می کنند: "حرکت به طبقه دیگری از ساختمان شما اغلب مفید است.""مردم به همان اندازه مناسب نیستند که شما را بشناسند و بنابراین ، شما کمتر به احتمال زیاد پریشان می شوید."

اگر تمرکز در دفتر خود دشوار باشد ، دفتر را ترک کنید (به طور موقت) ، Burkus توصیه می کند از رئیس خود بخواهید که اجازه کار در جای دیگر - کتابخانه محلی یا یک کافه در نزدیکی را داشته باشد - به مناسبت. بسته به آنچه که روی آن کار می کنید ، "توجه کنید به جایی که احساس راحتی می کنید و در آنجا بیشترین تولید را دارید" و درخواست خود را در اطراف آن قرار دهید. به عنوان مثال ، ممکن است به مدیر خود بگویید ، "وقتی این گزارش ها را می نویسم ، باید متمرکز شوم. آیا می توانم برای کار در کافی شاپ برای انجام این کار به خیابان بروم؟ "این یک "سؤال کوچکتر" از درخواست "کار از خانه یک روز در هفته" است ، و بنابراین امتناع سخت تر است.

از شما بخواهید که اگر مشکل شما به خودی خود دفتر باز نیست ، اما یک همکار صحبت کننده و بسیار بلند ، ممکن است زمان آن رسیده باشد که "با مدیر خود در مورد میزهای حرکت صحبت کنید.""شما نباید رنج ببرید."با این حال شکایت نکنید. درعوض ، با رئیس خود "در مورد چگونگی تولید بیشتر در یک فضای جدید" صحبت کنید. او پیشنهاد می کند که چیزی شبیه به آن بگوید ، "اگر من به مکانی که ساکت تر باشد ، برای من آسان تر خواهد ماند."هر کاری که می کنید ، اجازه ندهید که دلخوری خود را "حباب کنید" تا یک روز به همکاران خود فریاد بزنید تا تعطیل شوند. او می گوید ، طغیان مانند آن "بسیار سخت است."

اصول به یاد آوردن

انجام دادن:

• با مدیر و تیم خود در مورد چگونگی کار بهینه در یک دفتر باز صحبت کنید.
• برای مواقعی که روی چیزی کار می کنید که نیاز به تمرکز شدید دارد ، مجموعه ای از هدفون های سر و صدا را خریداری کنید.
• فضاهای خصوصی را در دفتر خود بررسی کنید که در آن می توانید فکر کنید ، بنویسید و طوفان مغزی را عاری از حواس پرتی انجام دهید.

نکن:

• دشوار باشدسعی کنید مزایای مثبت یک برنامه دفتر باز را در آغوش بگیرید.
• به تنهایی برواز یک همکار قابل اعتماد بخواهید که هر از گاهی مداخله ای برای شما انجام دهد و قول دهد همین کار را برای آن شخص انجام دهد.
• در سکوت رنج می برند. اگر احساس می کنید باعث بهبود بهره وری شما در مورد میزهای حرکت می شود با مدیر خود صحبت کنید.

مطالعه موردی شماره 1: مثبت باشید و در صورت لزوم خود را از حواس پرتی فاصله بگیرید Zeba Rashid ، که متخصص در مدیریت رویداد مشهور است ، در طول حرفه خود در انواع مختلفی از محیط های اداری کار کرده است. او دفاتر باز را به یک شرکت بیشتر با درهای بسته و دیوارهای مکعب بلند ترجیح می دهد.

زبا می گوید: "[کار من] همه چیز در مورد ارتباط با دیگران است ، و من می دانم که یک تنظیم باز هم برای جریان ایده و هم برای ارتباط شخصی مساعد است.""من همچنین می فهمم که داشتن یک گفتگوی در حال اجرا در دفتر باعث خلاقیت من می شود."

در حالی که Zeba به جنبه های مثبت محیط باز خود توجه می کند ، او به راحتی اعتراف می کند که وقتی نیاز به "لیزر متمرکز" بر کار خود داشته باشد ، مطلوب نیست.

زبا در شغل فعلی خود به عنوان معاون رئیس جمهور و مدیر بازاریابی تأثیرگذار در CRC ، یک آژانس روابط عمومی و بازاریابی دیجیتال مستقر در شهر نیویورک ، زبا آموخته است که چگونه با سر و صدا و حواس پرتی مقابله کند. او می گوید: "وقتی من در حال کار بر روی قراردادها یا پیشنهادات سطح بالا هستم ، اغلب هدفون خود را قرار می دهم."هدفون سیگنالی را برای همکارانش فراهم می کند که وی "در یک مهلت حساس به زمان" کار می کند که نیاز به سکوت دارد. مهمتر از همه ، آنها "به مکالمات شخص دیگری" در دفتر وارد نمی شوند. زبا می گوید: "این مهم است: فضای باز همه چیز احترام است."

به تازگی ، هنگام کار در مهلت مهم ، او یک اتاق کنفرانس را در دفتر رزرو کرد تا از مکالمات همکارانش فاصله جسمی به خود اختصاص دهد. او می گوید: "من فکر می کنم بزرگترین مسئله در یک فضای آزاد ، ایجاد پروتکل های اجتماعی است.""من همیشه می فهمم که مستقیم و بهانه بودن خودم به سمت حسن نیت می رود."

او به سادگی به تیمش گفت ، "من در حال حاضر در حال نهایی کردن یک قرارداد مشهور هستم ، بنابراین اگر به من نیاز دارید برای هر کاری فوری در اتاق کنفرانس خواهم بود."بیشتر افراد در آنجا برای کار هستند ، بنابراین شکستن و جدا کردن از پچ پچ در صورت لزوم کار سختی نیست. "

زبا می گوید که او و همکارانش با گذشت زمان روابط کار نزدیکی برقرار کرده اند ، "بنابراین ما می دانیم که چگونه با یکدیگر کار کنیم و چه زمانی به منطقه غیر کاتر احتیاج داریم". او می گوید: "کار در یک محیط اداری باز به من امکان دسترسی و در دسترس همه را می دهد."

مطالعه موردی شماره 2: قوانین زمینی را تدوین کنید و راهی برای آرام کردن مغز خود کیتلین استوارت ، مدیر ارشد حساب در گروه TASC ، آژانس روابط عمومی پیدا کنید ، با هشت نفر از همکارانش در یک دفتر آزاد کار می کند. رئیس او ، بنیانگذار ، دارای یک دفتر نیمه خصوصی است ، و همچنین یک اتاق کنفرانس نیمه بسته برای جلسات کوچکتر وجود دارد.

در بیشتر موارد ، کیتلین دفتر آزاد را برای رفاقت تیمش مفید می داند. او می گوید: "این امکان همکاری زیادی را فراهم می کند.""همه ما می توانیم ایده ها را دور بزنیم ، و این یک محیط دانشگاهی ایجاد می کند."

اما سر و صدا گاهی به مسئله تبدیل می شود. او می گوید ، صدای ناخواسته می تواند حواس پرتی و حتی "ناتوان کننده برای بسیاری از افراد" باشد.

به همین دلیل این تیم قوانین اساسی را برای نحوه کار بهینه در محیط دفتر آزاد تعیین کرده است. به عنوان مثال ، "هیچ فریاد در اتاق وجود ندارد. اگر با یک همکار درگیر موانع موضعی دوستانه هستید ، اگر شخص دیگری در تلفن است باید مراقب باشید [برای پایین نگه داشتن آن]. اگر بحث شما طولانی خواهد بود ، باید به اتاق کنفرانس بروید. "

او می گوید: قوانین اساسی "یک نقطه منظم مکالمه" است."ما آن را در مورد تقویت تیم به طور کلی و رمزگذاری بهترین شیوه های خود قاب می کنیم."

کیتلین همچنین پیدا کرده است که مراقبه کمک می کند. او می گوید: "رئیس من همه ما را تشویق می کند تا هر یک از 20 دقیقه در مقطعی در طول روز کاری ما طول بکشد تا چشمان خود را ببندیم و در سکوت بنشینیم.""این یک تمرین در آموزش مغز شماست تا سر و صدای پس زمینه را تنظیم کنید. به نظر من برای ساکت کردن ذهنم بسیار مفید است. "

در حال حاضر ، کیتلین با سر و صدا و حواس پرتی صلح برقرار کرده است. اما او می گوید اگر فکر می کرد که به کار او بهتر می شود "کاملاً از او بخواهد میزها را جابجا کند"."من به شدت احساس می کنم که شغل شما معیشت شماست و باید به شما ابزاری که برای تولید و موفقیت دارید داده شود."