10 مزایای مدیریت پورتفولیو پروژه به درستی انجام شده است

مدیریت پورتفولیو پروژه یک سیستم ترکیبی از ابزارها، متدولوژی ها و فرآیندها برای حمایت از سازمان شما در واکنش به تغییرات با سرعتی است که برای پیشرفت سازمان شما ضروری است. این به شما کمک می کند تا پروژه های درست را انجام دهید و پروژه ها را به درستی انجام دهید.

مدیریت پورتفولیو پروژه (PPM) شامل انتخاب پروژه به پروژه بر اساس معیارهای پذیرش ثابت نیست. در عوض، تصمیم گیری برای اضافه یا کم کردن پروژه ها از پورتفولیو بر اساس چهار هدف PPM است:

اما این چگونه به سازمان شما کمک می کند؟چرا اجرای آن منطقی است؟در زیر ده مزیت کاملاً قابل اندازه گیری را خواهید دید که می توانید هنگام اجرای PPM در سازمان خود انتظار داشته باشید. بیایید هر یک از این مزایا را با جزئیات بررسی کنیم.

1) تصمیم گیری دقیق تر

اولین مزیت PPM به توانایی آن در اتخاذ تصمیمات تجاری بهتر مربوط می شود. برای تصمیم گیری خوب به داده های خوب نیاز دارید، و به همین دلیل است که دید از دیدگاه استراتژیک، از بالا به پایین و از دیدگاه تاکتیکی، از پایین به بالا بسیار مهم است.

هر چیزی که قابل اندازه گیری باشد، قابل بهبود است. با این حال، سازمان ها همیشه نظارت کافی را انجام نمی دهند. تعداد کمی از سازمان ها عملاً عملکرد پروژه و نمونه کارها را بر اساس معیارها دنبال می کنند. بدتر از آن، ابتکارات استراتژیک چند ساله کمترین احتمال را دارد که به روشی کمی و عینی ردیابی شوند. برای سازمان های کوچکتر، فقدان چنین فرآیندی ممکن است قابل درک باشد، اما برای یک سازمان بزرگ، ردیابی یک امر ضروری است.

عدم نظارت بر نتایج پروژه یک دور باطل ایجاد می کند: اگر نتایج ردیابی نمی شوند، پس چگونه مدیریت پورتفولیو و فرآیند برنامه ریزی استراتژیک می توانند اعتبار داشته باشند؟این احتمال وجود دارد که اینطور نیست، و با گذشت زمان، خطر این است که تخمین ها بیشتر به عنوان وسیله ای برای نشان دادن ارزش یک پروژه به نظر برسد تا مکانیزمی برای برآورد قوی نتایج آتی. بدون ردیابی، هیچ مکانیسمی برای اطمینان از واقعی بودن برآوردهای اولیه هزینه ها و منافع وجود ندارد.

وقتی کنترل خوبی در معیارهای پروژه قبلی داشته باشید، پیش بینی عوامل آینده مانند پیچیدگی، مدت زمان، ریسک ها، ارزش مورد انتظار و غیره را بسیار آسان تر می کند. می توانید بفهمید کدام پروژه ها به استراتژی شما کمک نمی کنند، مانع پروژه های مهمتر دیگر می شوند یا ارزش کافی را ندارند.

مرور داده های نمونه کارها پروژه شما به شما تاریخچه پروژه می دهد که منعکس کننده رابطه همزیستی بین پول ، زمان ، مردم ، ارزش و پروژه ها است. تصمیم گیری آگاهانه شما را وادار می کند تا به جای منافع شخصی ، یافته ها را بر اساس مزایای گسترده سازمان ترسیم کنید و به موفقیت کلی نمونه کارها کمک می کند.

پروژه های با ارزش بالا آنهایی هستند که از لحاظ استراتژیک با اهداف بلند مدت سازمان مطابقت دارند. مدیریت مؤثر نمونه کارها اطلاعاتی را از آن دسته از ابتکارات پروژه جمع آوری می کند که در گذشته عملکرد خوبی داشته و ارزش تجاری را با موفقیت تحویل داده است. این احتمال وجود پروژه های مشابه در حال جریان در خط لوله را بررسی می کند و مردم شما را برای به دست آوردن توجیهی و آموزش مناسب از قبل آماده می کند.

سازمان شما به اندازه داده های شما خوب است. هرچه بیشتر به اطلاعات منسوخ یا بی ربط متکی باشید ، بیشتر در تاریکی حدس می زنید و کار می کنید. PPM یک استراتژی گزارشگری و نظارت را به شما می دهد که به شما کمک می کند تا بینش مورد نیاز خود را بدست آورید. برای اطلاعات بیشتر به "نحوه نظارت بر نمونه کارها خود" مراجعه کنید.

2) مدیریت بهتر ریسک

برای سازمانها مهم است که اوراق بهادار ایجاد کنند که خطرات را کاهش می دهد ، اما در عین حال ، لازم است خطرات کافی را برای پیشبرد و حضور در رقابت داشته باشید. شما باید یک نقطه را در مقیاس بین بازی آن چنان ایمن هدف قرار دهید که هرگز به پتانسیل کامل خود نرسید ، و خطر زیادی را به خود اختصاص دهید و همه چیز را از دست بدهید.

جایی که این نکته به اشتها برای ریسک بستگی دارد ، مرحله سازمان ، صنعت شما و بسیاری از عوامل دیگر که شما بهتر از من می دانید. پس از تصمیم گیری در مورد این نکته ، نمونه کارها پروژه شما باید به گونه ای متعادل شود که مجموعه ترکیبی از پروژه ها دارای مشخصات ریسک و پتانسیل صعودی مورد نظر شما باشد.

PPM به شما کمک می کند تا با ایجاد تعادل خطر در مقابل ارزش قابل مشاهده ، شفاف و بخشی از فرآیند تصمیم گیری ، این تعادل را ایجاد کنید. برای اطلاعات بیشتر به "نحوه ارزیابی نمونه کارها خود" مراجعه کنید.

3) استفاده از منابع بهینه شده (حداکثر) با انجام تعداد مناسب پروژه ها

مدیریت نمونه کارها پروژه سنتی همه چیز در مورد بهینه سازی ارزش و بهینه سازی تخصیص منابع است. هر دو به گونه ای طراحی شده اند که به نظر من برعکس خواهد شد. همانطور که بارها و بارها دیدیم ، اجرای پروژه ها با استفاده از صد درصدی یک فاجعه اقتصادی است. هر مقدار کمی از کارهای غیر برنامه ریزی شده باعث تاخیر می شود ، که به دلیل زمان صرف برنامه ریزی مجدد ، حتی بدتر می شود و ارزش فقط در هنگام تحویل ایجاد می شود و نه در هنگام برنامه ریزی. از این رو ، ما باید در محدودیت های داده شده خود روی تحویل ارزش هرچه سریعتر متمرکز شویم.

این ما را به تفکر لاغر سوق می دهد. Lean گاهی اوقات به عنوان تمرکز بر اندازه دسته کوچکتر (پروژه) ، صف های کوتاه تر و زمان چرخه سریعتر توصیف می شود. تمرکز بر تحویل سریع ارزش است. در حقیقت ، لاغر خیلی بیشتر از این است. ستون ها احترام به مردم و بهبود مستمر در پایه و اساس مدیران-مدیران در تفکر لاغر است. مدیریت صف فقط ابزاری است که به دور از ذات تفکر لاغر است. اما این یک ابزار بسیار مفید است که می تواند تأثیر بسیار مثبتی در فرآیند مدیریت نمونه کارها پروژه شما داشته باشد.

PPM چارچوبی و دستورالعمل هایی را برای کمک به شما در انجام این کار ارائه می دهد. برای اطلاعات بیشتر به "انجام تعداد مناسب پروژه ها" مراجعه کنید.

4) هماهنگی با استراتژی سازمان

یکی از بزرگترین اشتباهاتی که سازمانها انجام می دهند پیوند پروژه ها با اهداف استراتژیک است. بسیاری از سازمانها یک فرآیند استراتژیک کاملاً تعریف شده و کاملاً مشخص دارند. این می تواند با ضبط ایده بهتر و گسترده تر برای ارائه تاکتیک های حمایتی تقویت شود ، اما اجرای آن یک چالش مهم است. در واقع ، همانطور که به طور گسترده شناخته شده است ، ضعف در اجرای ، نه ضعف در استراتژی ، دلیل اصلی عدم موفقیت سازمان است. با دانستن این موضوع ، پیوند دادن نظریه استراتژیک حاکم بر سازمان به تجربه مدیریت پروژه مهم است. بدون این پیوند ، یا نمونه کارها پروژه نسبت به نیازهای سازمان کور است یا اهداف استراتژیک خالی است و هیچ حمایتی در سطح اجرای آن وجود ندارد. واضح است که این منطقه ای است که سازمانها باید برای موفقیت طولانی مدت درست کسب کنند.

استراتژی بدون تاکتیک کمترین مسیر پیروزی است. تاکتیک بدون استراتژی، سر و صدا قبل از شکست است.- Sun Tzu

PPM این بخشی از هر مرحله از فرآیند را پیوند می دهد. برای اطلاعات بیشتر به "نحوه طبقه بندی Backlog پروژه خود" و "نحوه ارزیابی نمونه کارها خود" مراجعه کنید.

5) افزایش موفقیت تحویل پروژه

یکی از بهترین راه ها برای نشان دادن ارزش PPM این است که نشان دهیم چگونه محیطی را ایجاد می کند که منجر به موفقیت پروژه قابل تکرار و قابل پیش بینی می شود. در حالی که مهارت های تیم پورتفولیو را کاهش نمی دهد، ماهیت یک PPM موثر، ارائه یک چارچوب فرآیند و زیرساخت فناوری است که به شما امکان می دهد به طور مداوم به اهداف سازمان خود دست یابید. موفقیت تکرارپذیر با ایجاد بهترین شیوه ها و روش های مدیریت پروژه اثبات شده و اعمال استفاده از آنها در سراسر سازمان به دست می آید.

PPM متشکل از روش هایی است که مقیاس، پیچیدگی، مدت زمان و قابل تحویل یک پروژه را تعیین می کند. با یک استراتژی موثر PPM، می توانید از فرآیندها و درس های آموخته شده از پروژه های قبلی استفاده کنید. یک مخزن مرکزی از داده های تاریخی و بلادرنگ به شما کمک می کند پروژه ها را اولویت بندی کنید و از خراب شدن آنها توسط "حدس زدن ها" جلوگیری کنید. به این ترتیب شما می توانید یک سازمان فعال باشید، نه یک سازمان واکنشی.

تحویل ناموفق پروژه منجر به شکست پروژه می شود. شکست پروژه می تواند ناشی از عوامل زیادی مانند هزینه های بیش از حد، تاخیر در برنامه، الزامات تعریف نشده، منابع نادرست، عدم همسویی استراتژی، مسائل حل نشده یا محدودیت های فنی باشد. PPM به سازمان ها اجازه می دهد تا اطمینان حاصل کنند که این عوامل خطر شفاف هستند و در تحویل پروژه به حداقل می رسند.

در حالی که به راحتی می توان دید که پروژه های شما در حال حاضر چگونه عمل می کنند، آنچه مهمتر است اطمینان از تکرار این موفقیت در آینده است. تجمیع پروژه های شما یک دید تلفیقی به شما می دهد. این باعث می شود که خواسته های شما به منظور ارزیابی و اولویت بندی پروژه های شما جلب شود. نقش ها و مسئولیت های فردی را می توان به حجم کاری اختصاص داد که جریان کار شما را ساختار می دهد.

موفقیت تکرارپذیر با چارچوبی قابل دستیابی است که مرزهایی را برای کنترل دقیق پروژه تعیین می کند. استفاده و اثربخشی زیرساخت های فنی را الزامی می کند و شیوه هایی را ایجاد می کند که حکمرانی را بهبود می بخشد. موفقیت تکرارپذیر برابر است با پیشرفت به سمت اهداف سازمان شما زمانی که پروژه ها در وهله اول با آن اهداف هماهنگ بودند. بسیاری از پروژه ها حتی اگر با موفقیت اجرا شوند، نمی توانند مزایایی را به همراه داشته باشند.

6) زمان چرخش پروژه سریعتر

بسیاری از سازمان ها سعی می کنند در هنگام مزایای تکمیل پروژه از پس انداز احتمالی هزینه ، در پروژه ها (هزینه-کارآیی) پس انداز کنند. به عنوان مثال ، ممکن است شما بتوانید یک پروژه را با مدیریت منابع کامل (کلیه کارکنان مشغول کار) در 12 ماه با قیمت 1 میلیون دلار انجام دهید. از طرف دیگر ، شما می توانید برخی از افراد اضافی را استخدام کنید و آنها را گاهی اوقات با هزینه 1. 5 میلیون دلار در کنار هم قرار دهید ، اما این پروژه تنها در شش ماه به پایان می رسد.

این تفاوت شش ماهه چیست؟خوب ، اگر این پروژه از نظر ماهیت استراتژیک باشد ، می تواند ارزش همه چیز را داشته باشد. این می تواند به معنای اولین بار باشد که با یک محصول جدید به بازار عرضه می شود یا توانایی لازم برای پیشنهاد آینده را دارد که هنوز حتی از آن اطلاع ندارید. این می تواند به معنای تحت تأثیر قرار دادن هک از برخی از مشتری های جدید شکاک یا آماده شدن برای حسابرسی خارجی باشد. سناریوهای زیادی وجود دارد که مزایا از پس انداز هزینه بالاتر است (برای اطلاعات بیشتر به "هزینه تأخیر" مراجعه کنید).

علاوه بر ارائه سریعتر پروژه ، هنگامی که شما بعد از شش ماه به جای 12 ماه انجام می شوید می توانید از تیم موجود برای یک پروژه متفاوت استفاده کنید و مزایای بیشتری را برای سازمان خود ارائه می دهید. بنابراین نه تنها مزایای خود را برای پروژه اصلی خود زودتر و یا طولانی تر می گیرید ، بلکه زودتر از پروژه بعدی خود را نیز دریافت خواهید کرد زیرا این کار زودتر شروع می شود و با یک تیم با تجربه کار می کند.

هدف مهم استراتژی مدیریت نمونه کارها پروژه شما باید از توان بالایی برخوردار باشد. تحویل سریع پروژه ها بسیار مهم است ، بنابراین شما شروع به بهره برداری از مزایای خود می کنید ، و سازمان شما برای ارائه مزایای اضافی برای پروژه های جدید آزاد می شود.

دلایل زیادی وجود دارد که چرا PPM می تواند زمان چرخش پروژه را به طور متوسط 10 درصد کاهش دهد. حاکمیت لاغر ، گردش کار و استاندارد سازی تمایل به بازتاب فرآیندهای قابل تکرار و اثبات شده دارد. فرآیندهای تعریف شده مطابق با فناوری PPM به اعضای تیم اجازه می دهد تا کار را حفظ کنند و به طور معمول بهره وری را افزایش می دهند زیرا به دو سؤال مهم پاسخ می دهد: "چه کاری را متوقف می کنم؟"و "بعد چه کار می کنم؟"همانطور که همه ما می دانیم ، پروژه های تراز استراتژیک همیشه باید برای سازمان ارزش ایجاد کنند. با کمترین زمان برای بازار ، این ارزش می تواند زودتر تحقق یابد و در بسیاری از موارد می تواند به سازمان ها شروع به رقابت خود کند. برای اطلاعات بیشتر به "پروژه پرتفوی پروژه: سریعتر بهتر است" مراجعه کنید.

7) تأثیر حداکثر سازمان

هنگام پیگیری روند PPM ، تأثیر پروژه های خود را برای سازمان خود به حداکثر می رسانید. از آنجا که PPM در حدود چهار هدف زیر ساخته شده است ، شما پروژه های مناسب را انجام می دهید - یعنی مواردی که استراتژی شما را به جلو سوق می دهد و ارزش واقعی را در عین حال متناسب با اشتهای شما برای ریسک ارائه می دهد.

1) مقدار نمونه کارها را به حداکثر برسانید. 2) به دنبال تعادل مناسب پروژه ها باشید ، بنابراین به یک نمونه کارها متعادل دست یابید. 3) پیوند محکمی برای استراتژی ایجاد کنید ، بنابراین نیاز به ایجاد استراتژی در نمونه کارها. 4) تعداد مناسب پروژه ها را انجام دهید.

8) هزینه های غرق شده کاهش یافته است

برای پروژه های بزرگ یا پرخطر (آنچه بزرگ است به سازمان شما بستگی دارد) باید قبل از غواصی در اجرای پروژه ، اعتبار سنجی پرونده را انجام دهید. در قیف پرتفوی پروژه در زیر فاز به نام "اعتبارسنجی" پس از انتخاب یک پروژه مشاهده خواهید شد. در این مرحله شما به طور معمول یک اعتبار سنجی تجاری و/یا اعتبار فنی در قالب اثبات مفهوم دارید.

PPM در مورد انجام پروژه های مناسب است. به منظور کمک به این کار ، من به طور معمول از یک نسخه اقتباس شده از اعتبار محصول لاغر از Jon Lay و Zsolt Kocsmárszky (https://leanvalidation. hanno. co/) به عنوان یک گام واجب در این فرآیند استفاده می کنم.

ما بین چهار نوع اعتبار سنجی مختلف تمایز قائل خواهیم شد. بسته به پروژه ای که می خواهید پرونده تجاری را برای آن تأیید کنید ، فقط یک ، دو ، سه یا هر چهار نفر از آنها را انجام می دهید. هنگامی که پروژه شما در مورد راه اندازی یک محصول یا خدمات جدید است ، من به شما توصیه می کنم قبل از اجرای پروژه ، هر چهار اعتبار سنجی را انجام دهید. نتایج این اعتبارسنجی ها اعتبار سنجی پرونده تجاری شما را تشکیل می دهند. یا برعکس ، البته ؛آنها همچنین می توانند به شما نشان دهند که شما نباید این پروژه را انجام دهید.

الف) مشکل را تأیید کنید: آیا این یک مشکل است که ارزش حل آن را دارد؟اگر کاربران فکر نکنند این یک مشکل اساسی است ، راه حل شما جذاب نخواهد بود. B. اعتبار بازار: برخی از کاربران ممکن است موافقت کنند که این یک مشکل است که ارزش حل آن را دارد. اما آیا به اندازه کافی از آنها برای ایجاد بازار برای محصول یا خدمات شما وجود دارد؟

ج - اعتبار محصول/خدمات/راه حل: مشکل ممکن است وجود داشته باشد ، اما آیا محصول/خدمات/راه حل شما در واقع آن را حل می کند؟

D. تمایل به پرداخت: ممکن است تقاضای بازار و یک محصول یا خدمات عالی وجود داشته باشد. اما آیا مردم واقعاً مایل به دستیابی به کیف پول خود هستند و هزینه آن را پرداخت می کنند؟

همانطور که مشاهده می کنید ، این اعتبارسنجی ها بر معرفی یک محصول یا خدمات جدید برای مشتریان خود تمرکز دارند. اما می توانید به راحتی آنها را برای همه پروژه های خود تغییر دهید. بازار شما به جای مشتری می تواند کارمندان شما باشد. به عنوان مثال ، هنگامی که شما در مورد اجرای یک CRM جدید فکر می کنید ، اما فقط تعداد بسیار کمی اما آواز کاربران فواید آن را می بینند ، و در واقع از آنچه در حال حاضر دارند بسیار خوشحال هستند ، بازار شما خیلی کوچک است. یا در مورد تمایل به پرداخت هزینه برای بخش حسابداری برای راه حل جدیدی که هزینه های عملیاتی سالانه را سه برابر می کند ، چطور؟می بینید "هیچ اعتبارسنجی وجود ندارد؟بدون پروژه! "برای اطلاعات بیشتر

9) شفافیت

مدیریت نمونه کارها پروژه به شفافیت متکی است. تصمیمات برای بهینه سازی ارزش و کنترل بر اساس وضعیت درک شده از مصنوعات اتخاذ می شود. هنگامی که شفافیت کامل شد ، این تصمیمات مبنای صحیحی دارند. هنگامی که مصنوعات به طور ناقص شفاف هستند ، این تصمیمات می تواند ناقص باشد ، ممکن است ارزش کاهش یابد و ممکن است خطر افزایش یابد. برای اطلاعات بیشتر به "نحوه نظارت بر نمونه کارها خود" مراجعه کنید.

10) ایده های بیشتر و بهتر

اگرچه به وضوح کمبود ایده ها در سازمان ها وجود ندارد ، اما بیشتر سازمان ها متأسفانه به ندرت این ایده ها را ضبط می کنند ، مگر در موارد معدودی که تعداد معدودی از کارمندان به اندازه کافی کارآفرین هستند تا ایده های خود را به سمت اجرای خود سوق دهند. این امر می تواند علیرغم سازمان باشد ، نه به دلیل آن.

سازمان ها در تمرکز کارمندان بر روی وظایف ، نقش ها و مسئولیت های روزانه خود مؤثر هستند. با این حال ، آنها در گرفتن خروجی دیگر آن فرآیند به مراتب کمتر مؤثر هستند: ایده ها و مشاهدات ناشی از آن. یادآوری این نکته حائز اهمیت است که این ایده ها می توانند با ارزش تر از کارهای روزمره یک کارمند باشند. قرار دادن یک فرآیند مؤثر برای ضبط ایده ها فرصتی را برای سازمانها فراهم می کند تا از منبعی که در حال حاضر در اختیار دارند استفاده کنند ، از قبل پرداخت می کنند ، اما نتوانسته است مزایای کامل - یعنی خلاقیت کارمندان را بدست آورند.

فرض بر این است که بهترین ایده ها به نوعی به بالا می روند ، بدون وسیله رسمی برای گرفتن آنها در وهله اول ، بسیار خوش بین است.

ارائه یک فرآیند ساده و ساده برای ارسال ایده می تواند پیشنهادات پروژه را افزایش داده و منجر به سبد بهتر پروژه ها شود. ساده سازی مربوط به کاهش کیفیت ایده ها نیست ، بلکه در مورد کاهش بوروکراسی مرتبط با تولید آنها است. ساده سازی کار ساده ای نیست ، زیرا شامل تعریف آنچه که واقعاً قبل از انجام دقت بیشتر در مورد پروژه انجام می شود ، تعریف می کند. این همچنین به معنای آسان کردن روند ارسال به راحتی و مکان یابی و آگاهی از آن است. PPM دقیقاً چنین فرایندی را تعریف می کند. برای اطلاعات بیشتر به "مدیریت تقاضا" مراجعه کنید.

شما می توانید کتابهای من را به عنوان مدیریت نمونه کارها پروژه پروژه هنر فناوری و مدیریت نمونه کارها پروژه فناوری فناوری جداگانه یا به عنوان یک بسته نرم افزاری در فروشگاه من خریداری کنید. فقط اینجا یا روی تصویر کلیک کنید.