تجزیه و تحلیل فرآیند: نحوه ایجاد گردش کار کارآمد

آیا اشتباهات در شرکت شما اتفاق می افتد؟آیا متقاعد شده اید که شرکت شما می تواند عملکردی و کارآمدتر باشد ، اما نمی دانید از کجا شروع کنید؟با تجزیه و تحلیل دقیق گردش کار ، شما نقاط ضعف ، پتانسیل های بهبود و علل انحراف احتمالی بین عملکرد AS-IS و هدف را شناسایی می کنید ، و این امکان را برای شما فراهم می کند تا تصمیمات مبتنی بر شکل کلید را بگیرید.

تعریف: یک فرآیند چیست؟

قبل از اینکه به این سؤال واقعی بپردازیم که تجزیه و تحلیل روش چیست ، ابتدا باید در مورد نحوه تعریف یک فرآیند روشن باشیم. یک فعالیت تجاری سیستمی است که از یک سری فعالیت های مکرر تشکیل شده است که در یک دنباله خاص برای دستیابی به یک نتیجه مطلوب انجام می شود. بیایید این را با یک مثال ساده تجسم کنیم: به عنوان یک مدیر بازده ، اطمینان حاصل می کنید که بازده های دریافتی به راحتی انجام می شود. روند رسیدگی به بازده می تواند به شرح زیر باشد: 1. دریافت کالا ، 2. تهیه کالا ؛3. ارزیابی کالا ؛4. بسته بندی ؛5. ذخیره سازی مجدد.

اما حتی با وجود فرآیندهای ظاهراً ساده مانند این ، رسیدن به یک مخرج مشترک دشوار است. این امر به این دلیل است که هر کس دید متفاوتی از محتوا دارد و بین مراحل فردی همپوشانی دارد یا به عنوان مثال دنباله ای متفاوت را ترجیح می دهد. در صورت عدم وجود مجموعه ای روشن از قوانین ، فرآیندهای پیچیده و درهم آمیختگی شرکت هایی را با یک چالش عظیم ارائه می دهند ، زیرا هر کارمند درگیر در این فرآیند ممکن است ایده متفاوتی از نحوه انجام آن داشته باشد. به همین دلیل است که ساختار دقیق عملیات تجاری خود و تعریف واضح مسئولیت ها و وظایف بسیار مهم است. چه کسی ، چه زمانی ، چگونه و با چه کاری انجام می دهد؟

تجزیه و تحلیل فرآیند چیست؟

از طریق تجزیه و تحلیل گردش کار ، فرآیندهای موجود در شرکت شما برای اولین بار قابل مشاهده و ارزیابی می شوند. شما عملیات خود را تجزیه می کنید و یک تجزیه و تحلیل سیستماتیک را در فرآیندهای خود انجام می دهید تا درک هر فرآیند را بدست آورید و نقاط ضعف و پتانسیل بهینه سازی را شناسایی کنید. تجزیه و تحلیل روش یک بخش اساسی در مدیریت فرآیند عملیاتی است. تجزیه و تحلیل گردش کار نقاط ضعف ، پتانسیل های بهبود و علل اختلافات احتمالی بین عملکرد AS-IS و هدف را نشان می دهد.

بر اساس اهداف فرآیند فرموله شده شما ، عملکرد فرآیندها به طور مداوم کنترل و تجزیه و تحلیل می شود. کارآیی بهبود مستمر با یک روش تعریف شده و روشهای تجزیه و تحلیل استاندارد افزایش می یابد. یک فرآیند استاندارد به شما امکان می دهد تا به طور سیستماتیک انحراف یا خطاهای در اجرای فرآیند و دلایل آنها را بررسی کنید. اطلاعات اندازه گیری از اجرای فرآیند به عنوان پایه و اساس در اینجا خدمت می کند. پتانسیل های بهبود مشخص شده ارزیابی می شوند و تصمیمی در مورد اجرای آنها اتخاذ می شود. شما باید قبل از انجام تجزیه و تحلیل گردش کار از خود این سؤالات را بپرسید:

• چگونه می توان این روش را استاندارد کرد؟
• چگونه می توان فرآیندهای متقابل را هماهنگ کرد؟
• از کجا می توان از حلقه های کار اضافی جلوگیری کرد؟
• آیا همه فرایندها با اطلاعات کافی ارائه می شوند؟

اینگونه است که تجزیه و تحلیل فرایند انجام می شود

اگر شما در حال تجزیه و تحلیل یک منطقه بین دپارتمان هستید ، این تجزیه و تحلیل نیاز به یک رویکرد یکنواخت دارد. در غیر این صورت ، این خطر وجود دارد که هر بخش نمایندگی رویه خود را توسعه دهد ، که باعث گسترش و تقویت تفکر سیلو می شود. در نتیجه ، همکاری متقابل با سایر بخش ها دشوارتر می شود. شما می توانید با اجرای یک رویکرد مداوم و یک طرح مستند هماهنگ برای تجزیه و تحلیل گردش کار ، از این امر جلوگیری کنید. اگر همکاری همه بخش ها را در طول فرآیندهای پایان 2 بهینه بهینه کنید ، سازمان خود را به طور خاص با ارزش مشتری تراز می کنید و می تواند تنگناها را از بین ببرد و فرآیندها را کارآمدتر کند. این باعث صرفه جویی در وقت ، پول و پرسنل می شود. ابزارهای مدیریت فرآیند حرفه ای مانند طراحی فرآیند BIC ، از مدل سازی فعالیت های تجاری سریع و کارآمد اطمینان می دهند. عملکردهای تجزیه و تحلیل یکپارچه به طور ایده آل از شما در تجزیه و تحلیل نقاط ضعف و پتانسیل پشتیبانی می کنند.

در چهار مرحله با فرایندهای خود بهتر آشنا شوید

1. شناسایی فرآیندها: بر اساس ساختارهای سازمانی و فرآیند ، زمینه های مشکل که باید در زمینه مدل سازی AS-IS در نظر گرفته شود ، شناسایی می شوند.

2. فرآیندهای ضبط (حالت as-is): مرحله دوم در مورد ایجاد مدل های گرافیکی است که فرایندهای مورد نظر را نقشه برداری و تجسم می کند.

3. تجزیه و تحلیل فرآیندهای تجاری: در اینجا وضعیت فعلی را با توجه به نقاط ضعف و پس انداز احتمالی مرور می کنید.

4- اقدامات بهینه سازی را شناسایی کنید: بسته به هدف فرآیند از پیش تعریف شده ، رویکردهای مختلفی را برای بهینه سازی فرآیند ایجاد کنید.

از چه روشی می توانید برای تجزیه و تحلیل فرآیند استفاده کنید؟

تجزیه و تحلیل SWOT روشی اثبات شده برای تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی شرکت شما است. از یک طرف ، نقاط قوت و ضعف شرکت را بررسی می کند و از طرف دیگر فرصت ها و تهدیدات محیط زیست را بررسی می کند. SWOT از حروف اولیه کلمات نقاط قوت ، ضعف ، فرصت ها و تهدیدها تشکیل شده است. این روش تجزیه و تحلیل به شما امکان می دهد وضعیت فعلی شرکت خود را ثبت کنید تا متعاقباً اقدامات بهبود کافی را انجام دهید. در تجزیه و تحلیل داخلی ، نقاط قوت و ضعف شرکت خود را ذکر می کنید. این تجزیه و تحلیل همچنین به تجزیه و تحلیل شرکت گفته می شود. با تجزیه و تحلیل خارجی (تجزیه و تحلیل محیط) با جمع آوری و ارزیابی فرصت ها و خطرات احتمالی وضعیت واقعی محیط را تعیین می کنید.

هنگام تجزیه و تحلیل محیط ، می توان تمایز بین محیط غیرمستقیم و فوری نیز ایجاد کرد. محیط فوری شامل عوامل تأثیرگذار مستقیم مانند رفتار رقبا ، روند صنعت و توسعه ساختار بازار است. عوامل غیرمستقیم تأثیرگذار مانند سطح تحصیلات کارمندان ، اکوسیستم یا تحولات سیاسی را می توان به محیط غیرمستقیم اختصاص داد.

نحوه کشف نقاط ضعف در فرآیندهای خود و سوء استفاده از پتانسیل برای بهبود

نمودار Ishikawa یا نمودار Fishbone یک روش کیفی برای مدیریت کیفیت است که برای شناسایی مشکلات در گردش کار شما و استفاده از دلایل آنها خدمت می کند. به گفته ایشیکاوا ، منابع خطای زیر یا ابعاد علت (7m) در نظر گرفته شده است:

انسان: عدم آگاهی از کارمندان ، درگیری در تیم ، ارتباطات ضعیف و همکاری.

دستگاه: نادر یا بدون تعمیر و نگهداری و بازرسی از ماشین آلات ، تجهیزات و ابزارها.

روش: کمبود فرآیند ، گردش کار ضعیف.

محیط زیست: تأثیرات خارجی مانند مقررات جدید ، تغییر یافته ، قوانین ، تغییر رفتار مشتری ، تغییرات بازار.

مواد: ذخیره ضعیف و کیفیت مواد اولیه.

اندازه گیری: اندازه گیری نادرست و ناکافی از داده ها.

مدیریت: اهداف نامشخص ، تصمیمات مدیریت اشتباه.

بر اساس دلایل احتمالی مشکل ، شما ایده هایی را برای راه حل ها تهیه می کنید و متعاقباً اقدامات بهینه سازی را انجام می دهید. به عنوان مثال ، اگر علت مشکل شما در عدم وجود فرآیندها نهفته باشد ، یک نرم افزار مدیریت فرآیند به شما کمک می کند تا فرآیندهای تجاری موجود خود را ضبط ، مستند و به روشنی تجسم کنید.

با تشکر از دایرکتوری فرآیند در طراحی فرآیند BIC ، شما تمام فرآیندهای خود را مستقیماً در نظر دارید و می توانید آنها را به روشی هدفمند مدیریت کنید. توجه داشته باشید که بسته به صنعت و حوزه فعالیت ، می توان از معیارهای مختلفی برای تجزیه و تحلیل علت و معلول استفاده کرد.

اهداف تجزیه و تحلیل فرآیند چیست؟

تجزیه و تحلیل فرآیند تنها در هنگام ساختن پل برای بهینه سازی فرآیند موفقیت آمیز است. با تجزیه و تحلیل فرآیند ، شما هدف از شناسایی نقاط ضعف در گردش کار خود را دنبال می کنید که از آن می توان فرصت ها و زمینه های عمل را بدست آورد. فرآیندهای AS-IS به عنوان پایه ای برای بهینه سازی گردش کار بعدی عمل می کنند.

ابزارهای مدیریت فرآیند ما به شما کمک می کنند تا تجزیه و تحلیل فرآیند ساختاری را انجام دهید

طراحی فرآیند BIC - مدیریت فرآیند تجارت در یک کلاس خاص خود

طراحی فرآیند BIC مدیریت فرآیند را متحول می کند و مدل سازی ، تجزیه و تحلیل و شبیه سازی فرآیندها را از همیشه آسانتر می کند. ابزار مدل سازی نوآورانه بهترین شرایط را برای مدیریت حرفه ای فرایند تجارت (BPM) ایجاد می کند و عملکرد فرآیندهای شما را حداکثر می کند.

معدن فرآیند BIC - الگوریتم پیشرو در جهان برای تجزیه و تحلیل فرآیند مبتنی بر هوش مصنوعی

تجسم ، خودکار سازی ، نظارت و بهینه سازی فرایندهای تجاری واقعی خود را با استخراج فرآیند BIC. با استفاده از روش یکپارچه علوم داده ، شما بینش های ارزشمندی را از داده های زمان واقعی سیستم های فناوری اطلاعات خود به دست می آورید و داده های فرآیند قبلاً پنهان را فقط در چند مرحله ساده کشف می کنید.